Cum procesezi comenzile și retururile
Testează procesarea unei comenzi înainte de lansare, ca să verifici cum lucrează echipa ta cu statusurile, documentele și retururile. În acest flux vei folosi statusul de livrare, adică etapa operațională a comenzii, statusul de plată, adică situația încasării, AWB-ul, adică documentul sau numărul de transport folosit de curier pentru colet, și comenzile de retur.
Înțelege listele de comenzi
Accesează Comenzi pentru lista principală de comenzi. O comandă nouă apare de obicei în Comenzi în așteptare, apoi poate trece prin statusuri operaționale pe măsură ce o confirmi, o pregătești, o expediezi și o finalizezi.
Folosește listele astfel:
- Comenzi în așteptare: comenzi noi, care trebuie verificate sau confirmate.
- Comenzi confirmate: comenzi confirmate, dacă acest status este activat în magazin.
- Comenzi în procesare: comenzi pe care echipa le pregătește pentru expediere.
- Comenzi procesate: comenzi expediate sau livrate, în funcție de fluxul magazinului.
- Toate înregistrările: lista completă de comenzi, utilă pentru căutare, verificări și acțiuni punctuale.
Pentru retururi există două zone diferite. Comenzi de retur sunt comenzile create în panou pentru produsele care se întorc la tine. Cereri de retur sunt solicitările trimise de clienți prin aplicația Formular Retur, înainte ca echipa să le aprobe și să le proceseze.
Cele două liste au taburi și statusuri diferite. Comenzi de retur urmărește fluxul operațional al returului, cum ar fi în așteptare, confirmat, în procesare sau procesat. Cereri de retur urmărește solicitarea clientului, de la în așteptare la aprobată, respinsă sau procesată.
Revizuiește o comandă nouă
- Accesează Comenzi.
- Deschide Comenzi în așteptare.
- Deschide comanda pe care vrei să o procesezi.
- Verifică produsele, cantitățile, datele clientului, metoda de plată și metoda de livrare.
- Verifică dacă adresa de livrare, telefonul și observațiile clientului sunt complete.
- Dacă plata este online, verifică statusul de plată înainte să pregătești expedierea.
Nu expedia o comandă online doar pentru că a fost plasată. Verifică dacă plata a fost confirmată de procesatorul de plăți, adică serviciul care autorizează și procesează plata online. Pentru plata ramburs, adică plata făcută de client la livrare, urmărește metoda de plată și statusul de livrare.
Generează factura
Poți genera factura dacă magazinul are cel puțin o aplicație de facturare activă. Factura poate fi generată individual, din pagina comenzii, sau pentru mai multe comenzi selectate.
- Accesează Comenzi.
- Deschide comanda pentru care vrei să emiți factura sau selectează mai multe comenzi din listă.
- La nivelul unei comenzi, alege Generează factura din pagina comenzii.
- La nivel de listă, pentru mai multe comenzi selectate, alege Generează facturi.
- Selectează aplicația de facturare, seria și data, dacă formularul îți cere aceste date.
- Apasă Salvează sau confirmă generarea.
- Descarcă factura dacă ai nevoie de fișierul PDF.
Generarea poate fi blocată dacă factura există deja, dacă aplicația de facturare nu este configurată complet sau dacă statusul comenzii nu permite emiterea documentului.
Generează AWB-ul și procesează comenzile
Dacă folosești un curier de tip API, adică un curier conectat prin aplicație, poți genera AWB-ul din MerchantPro. Curierii fără aplicație pot fi folosiți în checkout, adică pagina în care clientul finalizează comanda, dar AWB-ul nu se generează automat din panou.
- Accesează Comenzi.
- Selectează una sau mai multe comenzi eligibile.
- Alege Procesează comenzi.
- Selectează curierul și serviciul de livrare, dacă ai mai multe opțiuni.
- Completează datele cerute de curier: colete, greutate, punct de ridicare, ramburs, observații sau servicii suplimentare.
- Alege statusul de livrare care se aplică după procesare.
- Alege dacă vrei să generezi și factura în același flux.
- Apasă Continuă, apoi apasă Procesează comenzi în pagina de procesare.
- Verifică AWB-ul generat și descarcă documentele necesare.
Pentru o singură comandă, poți folosi și acțiunea Procesează comanda din meniul de opțiuni al comenzii.
AWB-ul poate fi blocat dacă lipsește adresa, telefonul, greutatea, punctul de ridicare sau dacă metoda de livrare nu este compatibilă cu acel curier. Nu poți genera AWB pentru ridicare din magazin, pentru o comandă care are deja AWB sau pentru comenzi care nu sunt într-un status eligibil pentru expediere.
Actualizează manual statusul de livrare
Statusul de livrare arată unde se află comanda în fluxul operațional. Când generezi AWB-ul prin Procesează comenzi, statusul de livrare se alege sau se actualizează chiar în acel flux. Folosește schimbarea manuală mai ales când nu generezi AWB din MerchantPro, când lucrezi cu un curier fără aplicație sau când trebuie să corectezi o etapă după verificare.
- Accesează Comenzi.
- Selectează comanda sau comenzile pe care vrei să le actualizezi.
- Deschide meniul Status.
- Alege Schimbă status livrare.
- Selectează statusul potrivit, de exemplu Comandă în procesare, Comandă expediată sau Comandă livrată.
- Adaugă un comentariu dacă vrei să păstrezi context pentru echipă sau pentru client.
- Alege dacă trimiți notificare clientului prin email sau SMS.
- Apasă Salvează.
Statusul trebuie să reflecte etapa reală a comenzii. De exemplu, marchează o comandă ca livrată după confirmarea curierului sau după regula automată configurată în magazin.
Actualizează manual statusul de plată
Statusul de plată arată situația încasării: în așteptare, finalizată, eșuată sau rambursată, în funcție de metoda de plată și de confirmările primite.
În practică, statusul de plată se schimbă manual mai ales pentru plăți bancare, cum este transferul bancar, după ce vezi banii în cont, sau pentru plăți online care au rămas eșuate ori nefinalizate în comandă, dar pentru care ai confirmarea că banii au fost încasați.
- Accesează Comenzi.
- Selectează comanda sau comenzile pe care vrei să le actualizezi.
- Deschide meniul Status.
- Alege Schimbă status de plată.
- Selectează statusul care corespunde situației reale, de exemplu Plată în așteptare, Plată finalizată, Plată eșuată sau Plată rambursată.
- Adaugă un comentariu dacă ai nevoie de o notă internă.
- Alege dacă notifici clientul.
- Apasă Salvează.
Pentru plățile online, statusul poate fi actualizat automat după răspunsul procesatorului de plăți. Schimbă manual statusul doar după ce ai verificat plata în contul procesatorului, în extrasul bancar sau în integrarea folosită de magazin.
Activează automatizările utile pentru procesare
Accesează Setări > Setări comenzi pentru regulile care reduc actualizările manuale după ce comenzile încep să fie procesate.
Poți verifica aceste setări:
- actualizarea statusului comenzilor în funcție de informațiile de fulfillment primite de la curier, adică informațiile despre procesarea și traseul coletului, pentru comenzi, retururi sau ambele;
- marcarea automată ca livrate a comenzilor deja expediate, după un număr de zile ales de tine;
- anularea automată a comenzilor cu plată online nefinalizată, după intervalul configurat;
- trimiterea automată a notificării de reluare a plății pentru comenzile online nefinalizate.
Actualizarea statusurilor pe baza informațiilor de fulfillment primite de la curier nu creează AWB-ul în locul tău. Ea ajută magazinul să actualizeze statusurile după ce AWB-ul există, clientul să vadă mai clar starea livrării și, când fluxul o permite, comanda să fie marcată ca livrată.
Configurează notificările
Accesează Setări > Setări notificări pentru notificările trimise automat de magazin. Aceste notificări sunt importante mai ales când statusurile se schimbă automat, de exemplu după răspunsul unui procesator de plăți, al unui curier sau al unui sistem ERP.
Pentru schimbările manuale făcute din comenzi, verifică și opțiunile din formularul de schimbare status. Acolo alegi dacă trimiți email sau SMS clientului pentru acțiunea curentă.
Trimite notificări de test înainte de lansare. Verifică subiectul, textul, datele comenzii, linkurile și tonul mesajelor primite de client.
Reinițiază o plată nefinalizată
Pentru anumite comenzi online, poți trimite clientului un link prin care să reia plata. Acțiunea apare doar când metoda de plată și statusul comenzii permit reluarea plății.
- Accesează Comenzi.
- Caută comanda cu plată nefinalizată, eșuată sau în așteptare.
- Deschide meniul de opțiuni al comenzii.
- Alege Reinițiază plata.
- Confirmă trimiterea notificării.
Fluxul este disponibil pentru comenzi proprii ale magazinului, cu plată online, client cu adresă de email și procesator activ. Pentru unele metode de plată în rate sau plată amânată, reluarea plății poate fi limitată de procesator.
Creează manual o comandă de retur
O comandă de retur este înregistrarea operațională prin care urmărești produsele care se întorc la tine. O poți crea manual din comanda inițială, dacă acea comandă este eligibilă pentru retur.
- Accesează Comenzi.
- Deschide Comenzi procesate sau caută comanda în Toate înregistrările.
- Deschide meniul de opțiuni al comenzii.
- Alege Adaugă comandă de retur.
- Verifică produsele returnate, cantitățile, metoda de plată și metoda de livrare pentru retur.
- Dacă folosești un curier de tip API pentru retururi, verifică dacă acel curier permite AWB de retur.
- Salvează comanda de retur.
Dacă opțiunea Adaugă comandă de retur nu apare, comanda nu este eligibilă în acel moment sau există deja retururi legate de ea.
Comenzile de retur se gestionează în Comenzi de retur. Lista are propriile taburi pentru retururi în așteptare, confirmate, în procesare, procesate și toate înregistrările; tabul pentru retururi confirmate poate depinde de statusurile active în magazin. După ce produsele ajung înapoi în depozit, actualizează statusul de livrare și statusul de plată în funcție de situația reală: retur recepționat, rambursare efectuată, schimb pregătit sau alt flux intern.
Primește cereri de retur prin Formular Retur
Dacă vrei ca un client să poată solicita returul din magazin, instalează și configurează aplicația Formular Retur. O cerere de retur este solicitarea trimisă de client. Ea nu este automat același lucru cu o comandă de retur.
După activare, verifică în aplicație:
- câte zile are clientul la dispoziție pentru a trimite cererea;
- dacă cererile sunt aprobate automat sau trebuie aprobate de echipă;
- dacă se creează comandă de retur, comandă de schimb sau doar cerere internă;
- dacă trimiți emailuri pentru cerere creată, cerere aprobată și cerere respinsă;
- dacă permiți retur prin locker și generare AWB de retur pentru curierii compatibili.
Gestionează solicitările în Cereri de retur. O cerere poate fi în așteptare, aprobată, respinsă sau procesată, iar lista are taburi separate pentru aceste stări. Pentru o cerere nouă, poți alege Aprobă sau Respinge. După aprobare, procesezi cererea și decizi dacă se creează comanda de retur, comanda de schimb sau alt rezultat permis de setările aplicației.
Confirmă fluxul înainte de lansare
- O comandă nouă apare în Comenzi în așteptare și poate trece prin statusurile operaționale potrivite.
- Statusul de plată reflectă situația reală a încasării.
- Factura și AWB-ul se generează fără erori pentru comenzile eligibile.
- Notificările trimise clientului au textul, linkurile și datele corecte.
- Poți reiniția o plată nefinalizată, dacă metoda de plată permite acest lucru.
- Poți crea o comandă de retur sau poți procesa o cerere de retur din Formular Retur.