Administrează facturile emise prin Facturier

Lista Facturi este registrul operațional al documentelor emise printr-o anumită instanță Facturier, adică prin configurația aplicației folosită pentru o firmă. Aici verifici clientul, comanda, articolele, totalurile, statusul facturii și publicarea e-Factura, apoi folosești doar acțiunile permise de starea documentului.

Poți emite o factură din comandă sau poți adăuga una direct din lista Facturi, fără o comandă asociată. Pentru emitere individuală sau prin acțiuni bulk din comandă, consultă Facturi în contextul comenzii. După emitere, o factură eligibilă poate fi editată direct din această listă, fără să modifici comanda.

Deschide lista instanței corecte

1. Accesează Comenzi.
2. Din meniul principal, în zona Comenzi, alege Facturi.
3. Dacă ai mai multe instanțe, alege Facturi (numele instanței) pentru firma emitentă corectă.
4. Confirmă numele instanței afișat în titlul paginii înainte să modifici un document.

Adaugă o factură fără comandă

Folosește acest flux pentru servicii sau vânzări care nu au o comandă în MerchantPro.

1. Deschide lista Facturi a instanței Facturier din care vrei să emiți documentul.
2. Apasă Adaugă factură.
3. În secțiunea Client și facturare, poți alege Completează dintr-un client existent pentru a prelua datele unui client din magazin. Dacă nu îl alegi, completează datele manual. Opțiunea de căutare este disponibilă utilizatorilor care au dreptul de a vedea clienții.
4. Verifică și, dacă este necesar, modifică datele de facturare, datele bancare ale clientului și, când sunt afișate, datele de livrare. Datele selectate sunt copiate în formularul facturii; modificările făcute aici nu schimbă profilul clientului.
5. Adaugă cel puțin un articol, din catalog sau manual. Datele produsului ales din catalog sunt copiate în factură și pot fi ajustate în formular.
6. Verifică seria, data emiterii, moneda și totalurile. Numărul este alocat automat la salvare; dacă numerotarea manuală este activată, îl poți completa.
7. Dacă opțiunile sunt disponibile, selectează emitentul, delegatul sau crearea unei chitanțe asociate.
8. Apasă Creează factura, apoi verifică detaliile și documentul PDF.

Adăugarea unei facturi necesită dreptul de a procesa comenzi.

Factura nu creează o comandă

Factura adăugată astfel nu este asociată unei comenzi și nu modifică produsele sau stocul magazinului. Dacă trimiți din nou formularul după o emitere reușită, poți crea o altă factură, cu următorul număr disponibil. Verifică mesajul de confirmare înainte să repeți acțiunea.

Găsește factura potrivită

Poți căuta după factură, client, email sau comandă. Filtrele suplimentare te ajută să restrângi lista după:

• numărul comenzii și statusul facturii;
• problema sau statusul publicării e-Factura;
• statusul livrării comenzii și tipul clientului;
• valoarea totală și perioada emiterii.

Taburile de perioadă grupează automat facturile pe luni și ani. Extinde un rând pentru a vedea articolele, iar pentru toate datele documentului apasă numărul facturii și deschide Detalii factura.

Descarcă facturile

Pentru o factură, folosește Descarca din rândul documentului. Pentru mai multe facturi:

1. Deschide lista Facturi a instanței potrivite.
2. Selectează documentele dorite.
3. Deschide Descarca facturi.
4. Alege Fisier PDF pentru un document combinat sau Arhiva ZIP pentru fișiere separate.

O factură al cărei document lipsește nu poate fi inclusă corect în descărcare. Verifică mesajul afișat și documentele rezultate înainte să le trimiți mai departe.

Editează o factură emisă

Editarea corectează datele unei facturi deja emise, de exemplu adresa de facturare, codul fiscal, data livrării, notele sau, când este permis, articolele. Modificarea se aplică numai documentului emis: comanda, produsele din catalog și stocul rămân neschimbate.

Consultă contabilul

O factură editată rămâne același document fiscal. Dacă numerotarea manuală este activă, seria și numărul pot fi modificate. Confirmă cu persoana care ține contabilitatea dacă situația ta se rezolvă prin editare sau dacă este necesară o factură de stornare.

Ce poți și ce nu poți modifica

Seria și numărul facturii pot fi modificate când numerotarea manuală este activată pentru instanță. Moneda, instanța Facturier și comanda asociată nu pot fi schimbate.

În formularul de editare poți actualiza:

• în secțiunea Factură: Data facturii, Data livrării și Locul emiterii;
• în secțiunea Client și facturare: Tip client, numele, numărul din Registrul Comerțului, codul de identificare fiscală și persoana de contact pentru o societate, CNP-ul pentru o persoană fizică, emailul, telefonul și adresa de facturare completă;
• în secțiunea Livrare: persoana de contact pentru livrare, telefonul și adresa de livrare, dacă această secțiune este afișată;
• în secțiunea Date bancare ale clientului: banca și contul bancar; o poți restrânge sau extinde;
• în câmpul Note: textul suplimentar afișat pe document și, pentru e-Factura, transmis în câmpul standard Comentariu în factură (BT-22).

Secțiunea Articole factura conține liniile facturii și poate fi modificată numai dacă documentul nu are chitanță asociată.

Editează datele facturii

1. Accesează Comenzi, apoi deschide Facturi sau Facturi (numele instanței) pentru firma emitentă.
2. Găsește factura, deschide acțiunile rândului și alege Editează factura. Din pagina Detalii factura, folosește Editeaza.
3. Corectează câmpurile din secțiunile Factură, Client și facturare, Livrare și Date bancare ale clientului, după caz.
4. Dacă trebuie corectate și articolele, modifică liniile din secțiunea Articole factura.
5. Apasă Salveaza și confirmă mesajul Factura a fost actualizată.

După salvare, MerchantPro reface documentul PDF cu datele noi, iar activitatea facturii înregistrează evenimentul Factură editată.

Lucrează cu articolele facturii

În Articole factura poți modifica liniile existente, poți adăuga linii noi și poți elimina sau reordona linii. Pentru fiecare linie editezi numele, SKU-ul, descrierea, unitatea de măsură, cantitatea, prețul brut și cota de TVA; totalul liniei și totalurile facturii se recalculează automat.

Pentru o linie nouă ai două variante:

• caută un produs sau o variantă din catalog cu câmpul Caută produse după nume, SKU sau EAN; MerchantPro copiază numele, descrierea, SKU-ul, unitatea de măsură, prețul brut și cota de TVA, iar apoi poți ajusta valorile direct pe linie;
• apasă Adaugă articol manual pentru o linie completată integral de tine, de exemplu un serviciu sau o taxă care nu există în catalog.

Linia preluată din catalog este o copie a datelor de la momentul selecției. Dacă schimbi ulterior prețul sau numele produsului în catalog, factura nu se actualizează. Nici invers: modificarea liniilor nu schimbă comanda, produsul sau stocul.

Verifică totalurile după modificarea articolelor

Modificarea articolelor recalculează totalurile facturii. Compară totalul nou cu ce trebuie facturat și descarcă din nou PDF-ul înainte să îl trimiți clientului sau în e-Factura.

Dacă factura are cel puțin o chitanță asociată, secțiunea Articole factura este afișată, dar nu poate fi modificată. Poți edita în continuare datele documentului, ale clientului și ale livrării. Pentru corectarea articolelor unei facturi încasate, stabilește cu contabilul dacă este potrivită o stornare.

Dacă altcineva a modificat aceeași factură

Dacă un alt utilizator a salvat modificări la aceeași factură după ce ai deschis formularul, MerchantPro păstrează modificările salvate mai recent și nu le suprascrie cu versiunea ta. Când ai modificat alte câmpuri decât celălalt utilizator, modificările tale sunt aplicate automat peste versiunea curentă. Când ați modificat amândoi același grup de date, de exemplu Client și facturare, formularul îți arată cele două versiuni și îți cere să alegi pe care o păstrezi, apoi salvezi din nou. Modificările tale nesalvate rămân în formular pe durata acestei verificări.

Dacă editarea nu este disponibilă

Acțiunea Editează factura apare numai pentru facturi active care nu au fost transmise în e-Factura. Mesajul afișat îți spune motivul:

• factura a fost trimisă în e-Factura, este în procesare, are o transmitere neconfirmată sau a fost publicată; datele transmise autorității nu mai pot fi rescrise;
• factura este anulată; restaureaz-o mai întâi, dacă starea ei permite;
• factura este un document de stornare sau a fost deja stornată; perechea factură-stornare rămâne neschimbată, iar corecția se face printr-un nou document fiscal.

O factură cu status e-Factura Eroare validare sau Esuata care nu a ajuns la ANAF rămâne editabilă. După ce salvezi corecția, statusul revine la Nepublicata și trebuie să transmiți din nou factura cu Trimite in Efactura.

Regenerează factura din comandă

Regenerarea preia din nou datele curente ale comenzii și înlocuiește documentul eligibil. Folosește-o când ai corectat datele comenzii sau configurația Facturier și vrei ca factura să reflecte din nou comanda. Dacă vrei să corectezi doar factura, fără să modifici comanda, folosește editarea.

1. Accesează lista Facturi a instanței potrivite.
2. Corectează mai întâi datele comenzii sau configurația Facturier care au produs eroarea.
3. Deschide acțiunile facturii și alege Regenerează din comandă.
4. Confirmă și verifică din nou PDF-ul, totalurile și statusul e-Factura.

Regenerarea suprascrie și modificările făcute anterior prin editare, deoarece reconstruiește documentul din comandă. Nu este disponibilă pentru facturi publicate, stornate sau blocate într-o stare de procesare. Dacă acțiunea nu apare, starea facturii nu o permite.

Diferențiază acțiunile asupra documentului

Ce vrei să obții	Acțiune
Corectezi datele facturii emise, fără să modifici comanda	Editează factura
Reconstruiești documentul din datele actuale ale comenzii	Regenerează din comandă
Schimbi starea unei facturi eligibile	Anulează factura sau Restaurează factura
Creezi un document fiscal de corecție	Stornează factura
Elimini o factură eligibilă și fișierele ei	Șterge factura

Alege operațiunea împreună cu contabilul

Editarea, anularea, ștergerea, regenerarea și stornarea nu au același efect fiscal. Nu șterge sau regenera o factură doar pentru că datele nu mai corespund comenzii; stabilește mai întâi operațiunea corectă.

Dacă o acțiune nu apare

1. Confirmă instanța și firma emitentă afișate în titlul paginii.
2. Verifică statusul facturii și al publicării e-Factura; unele stări blochează editarea, regenerarea, anularea sau ștergerea.
3. Confirmă că poți procesa comenzi.
4. Pentru Șterge factura, verifică și opțiunea corespunzătoare din configurația Facturier.

Stabilește cu contabilul ce operațiune este potrivită. Dacă factura pare eligibilă, dar acțiunea lipsește, contactează suportul MerchantPro și indică instanța, ID-ul facturii, statusul și acțiunea căutată.

Verifică rezultatul

• Numărul, data, clientul, articolele și totalurile sunt corecte.
• După o editare, PDF-ul descărcat din nou conține datele actualizate.
• Documentul descărcat aparține instanței și firmei emitente potrivite.
• Statusul facturii și statusul e-Factura corespund operațiunii efectuate.

Citește și

• Stornează o factură
• Chitanțe și încasări
• Rezolvă erorile e-Factura