Fluxul unei comenzi
O comandă nu are întotdeauna același traseu. Fluxul depinde de metoda de plată, metoda de livrare, aplicațiile active, sursa comenzii și setările magazinului. Totuși, pentru munca zilnică, poți urmări aceeași succesiune: primești comanda, o verifici, confirmi plata când este cazul, o procesezi, pregătești documentele și livrarea, apoi o închizi în tabul potrivit.
Urmărește comenzile pe taburi
- Accesează Comenzi > Comenzi în așteptare pentru comenzile care au intrat recent sau așteaptă prima verificare.
- Dacă magazinul folosește tabul Comenzi confirmate, verifică aici comenzile validate, dar care nu au intrat încă în procesare.
- Accesează Comenzi > Comenzi în procesare pentru comenzile pe care echipa le pregătește.
- Accesează Comenzi > Comenzi procesate pentru comenzile expediate sau livrate.
- Accesează Comenzi > Lista comenzi când ai nevoie de o vedere completă, cu filtre.
Tabul Comenzi confirmate poate lipsi dacă magazinul nu folosește statusul intermediar de confirmare. În acest caz, comenzile trec de obicei din Comenzi în așteptare direct spre Comenzi în procesare sau spre un status ulterior.
Pentru a activa acest pas, accesează Setări magazin > Statusuri comenzi, găsește rândul Comanda confirmata marcat cu Necesita activare și apasă Activeaza status. După activare, tabul Comenzi confirmate poate apărea în zona Comenzi.
Pașii obișnuiți ai fluxului
Comanda intră în dashboard. O vezi de obicei în Comenzi în așteptare. Verifică sursa, datele clientului, produsele, stocul, metoda de plată și metoda de livrare.
Comanda este confirmată, dacă folosești acest pas. Confirmarea este utilă când echipa verifică manual stocul, adresa, valoarea comenzii sau condițiile de livrare înainte să înceapă pregătirea. Dacă statusul confirmat nu este activ în magazin, sari peste acest pas.
Comanda intră în procesare. În această etapă pregătești produsele, alegi acțiunile de documente, verifici facturarea dacă este cazul și pregătești livrarea. Generarea AWB-ului depinde de curierul conectat și de Status livrare.
Plata este verificată separat. Statusul plată nu este același lucru cu statusul livrare. O comandă poate fi în procesare, dar plata să fie încă în așteptare; sau poate avea plata finalizată, dar să nu fie încă expediată.
Pentru comenzi cu Plata ramburs, statusul de plată poate rămâne Plata in asteptare până când suma este încasată la livrare. Acest lucru este normal pentru ramburs și nu blochează neapărat pregătirea sau expedierea comenzii. Pentru comenzi cu Transfer bancar (ordin de plata), tratează Plata in asteptare ca pe o plată neconfirmată: poți verifica și pregăti comanda intern, dar nu o expedia până nu ai confirmarea încasării și statusul poate fi actualizat la Plata finalizata.
Comanda este expediată sau livrată. După ce coletul pleacă sau ajunge la client, comanda apare în Comenzi procesate. În acest tab intră comenzile cu statusuri de livrare avansate, cum ar fi Comandă expediată sau Comandă livrată.
Excepțiile se rezolvă separat. Plățile eșuate, comenzile anulate, retururile, refuzurile la livrare, erorile de AWB sau limitările de marketplace pot opri fluxul normal. În aceste cazuri, verifică detaliile comenzii înainte să aplici o acțiune bulk.
Comenzile din marketplace-uri sau alte canale pot avea acțiuni și reguli diferite. Unele canale permit sincronizarea statusului, procesarea sau atașarea facturii din MerchantPro, iar altele limitează aceste acțiuni.
Verifică înainte să închizi comanda
- Datele clientului și produsele comandate sunt corecte.
- Statusul plată reflectă situația reală a plății.
- Documentele necesare au fost generate sau atașate.
- AWB-ul sau detaliile de livrare sunt pregătite, dacă folosești curier conectat.
- Statusul livrare a fost actualizat în funcție de etapa reală: în procesare, expediată, livrată, anulată sau refuzată.