Sari la conținutul principal

Configurează integrarea SmartBill

Integrarea SmartBill îți permite să emiți factura unei comenzi din MerchantPro și să preiei stocul din SmartBill. Poți folosi facturarea fără sincronizare de stoc sau poți activa separat actualizarea periodică și notificările SmartBill.

Factura este emisă și păstrată în SmartBill. MerchantPro păstrează legătura cu documentul în comandă și afișează acțiunile acceptate de integrare.

Confirmă configurația fiscală

Verifică firma, codul fiscal, seriile, taxele și regulile e-Factura împreună cu persoana care ține contabilitatea. Prima factură de test poate consuma un număr fiscal.

Pregătește datele de conectare​

Ai nevoie de:

  • adresa de email a utilizatorului SmartBill;
  • tokenul API SmartBill;
  • codul fiscal al firmei din care emiți documentele.

Confirmă în SmartBill că utilizatorul și tokenul au acces la firma, seriile și gestiunile pe care vrei să le folosești.

Instalează aplicația​

  1. Accesează Aplicatii > Toate aplicatiile > SmartBill.
  2. Apasă Instaleaza aplicatia.
  3. Completează câmpurile Email, Token și Cod fiscal.
  4. Activează Genereaza facturi dacă vei emite documente din comenzi.
  5. Activează sincronizarea stocului numai dacă SmartBill va fi sursa pentru stoc.
  6. Finalizează configurarea și salvează aplicația.

Dacă datele nu sunt acceptate, verifică tokenul, codul fiscal și accesul utilizatorului în SmartBill înainte să încerci din nou.

Alege modul de sincronizare a stocului​

SmartBill poate actualiza stocul din MerchantPro în două moduri, care pot fi folosite separat sau împreună:

  • Actualizeaza automat stocurile preia stocul din SmartBill din oră în oră;
  • modulul SmartBill de sincronizare a stocurilor trimite notificări către MerchantPro când stocul se schimbă în SmartBill.

Pentru notificări, copiază URL-ul afișat de MerchantPro în setarea corespunzătoare din SmartBill și folosește același Token sincronizare stocuri în ambele sisteme. Nu publica aceste valori și nu le include în capturi trimise altor persoane.

Selectează cum este identificat produsul: codul produsului din SmartBill trebuie să corespundă fie cu SKU, fie cu EAN în MerchantPro. Produsele fără identificator identic nu pot fi actualizate corect.

Opțiunea EAN apare numai dacă identificatorul EAN este activat în Setari > Setari catalog; altfel, folosește SKU.

Configurează gestiunile​

În secțiunea Depozite, configurează gestiunea SmartBill folosită de integrare:

  • Dacă nu folosești aplicația Gestiuni multiple, selectează gestiunea SmartBill comună folosită pentru stoc și facturare.
  • Dacă folosești Gestiuni multiple, asociază fiecare depozit MerchantPro cu o singură gestiune SmartBill.
  • Nu folosi aceeași gestiune externă pentru mai multe depozite locale.

Opțiunea Scade stocul din gestiune controlează efectul operațiunilor de facturare asupra stocului din SmartBill. Nu reprezintă o sincronizare generală MerchantPro → SmartBill: modificările obișnuite de stoc din catalog nu sunt trimise prin această integrare.

Configurează factura​

Seria se preia din SmartBill și se selectează la emiterea documentului. În pasul de configurare a facturii poți stabili, în funcție de magazin:

  • numărul de zile până la scadență și limba facturii;
  • moneda magazinului sau moneda folosită de client;
  • includerea transportului și modul de afișare a produselor;
  • mențiunile, emitentul și delegatul;
  • precizia valorilor și opțiunile TVA disponibile;
  • dacă produsele facturate și datele clientului sunt salvate în SmartBill, inclusiv telefonul și emailul clientului;
  • metodele de plată MerchantPro pentru care factura va fi marcată automat ca încasată.

Ultima opțiune nu mapează metodele către denumiri SmartBill. Ea stabilește doar când integrarea marchează automat factura ca încasată.

Testează integrarea​

  1. Alege o comandă de test cu date de facturare și produse care au SKU sau EAN valid.
  2. Accesează Comenzi și deschide comanda.
  3. Apasă Genereaza factura și selectează SmartBill, seria și data solicitate.
  4. Salvează și descarcă PDF-ul.
  5. Verifică firma, seria, clientul, produsele, transportul, TVA-ul, moneda și totalul.
  6. Dacă ai activat gestiunea, verifică efectul asupra gestiunii SmartBill corecte.
  7. Modifică un stoc de test în SmartBill și confirmă actualizarea în MerchantPro prin mecanismul ales.

Din comandă, integrarea poate descărca, anula, restaura, storna și șterge factura. Ștergerea este disponibilă numai pentru ultima factură SmartBill și este ireversibilă. Celelalte acțiuni depind de starea documentului și de regulile SmartBill; după orice corecție, verifică rezultatul și în SmartBill.

Verifică e-Factura în SmartBill​

MerchantPro trimite datele necesare emiterii către SmartBill, dar nu oferă în această integrare setările SPV și statusurile e-Factura ale furnizorului. Configurează transmiterea și urmărește răspunsurile în contul SmartBill.

Dacă stocul nu se actualizează​

  1. Pentru conectare, verifică emailul, tokenul, codul fiscal și accesul utilizatorului SmartBill.
  2. Dacă seria lipsește la emitere, confirmă că este disponibilă firmei și utilizatorului API în SmartBill.
  3. Confirmă că sincronizarea stocului și cel puțin unul dintre cele două moduri sunt active.
  4. Verifică dacă identificatorul ales corespunde exact între SmartBill și MerchantPro.
  5. Confirmă gestiunea sau maparea fiecărui depozit.
  6. Pentru actualizarea periodică, așteaptă următoarea rulare din oră în oră sau pornește acțiunea manuală de sincronizare din lista aplicațiilor.
  7. Pentru notificări, verifică URL-ul și tokenul configurate în SmartBill.
  8. Dacă factura nu apare în comandă, verifică mai întâi în SmartBill dacă a fost emisă; nu repeta generarea până nu excluzi un document existent.
  9. Nu emite alte facturi până când firma, seria sau gestiunea greșită nu sunt corectate.
Citește și