Cum administrezi utilizatorii echipei
Fiecare membru al echipei care lucrează în panoul de control ar trebui să aibă propriul cont de utilizator. Astfel poți:
- acorda fiecărei persoane doar accesul de care are nevoie;
- modifica ulterior rolurile și permisiunile;
- retrage accesul unui utilizator fără să afectezi conturile celorlalți membri ai echipei.
Pentru început, invită o singură persoană folosind adresa sa de email și acordă-i un rol care conține doar permisiunile necesare. După acceptarea invitației, verifică împreună cu aceasta ce secțiuni poate accesa și ce acțiuni poate efectua. Dacă rolul este configurat corect, îl poți folosi și pentru alți utilizatori cu responsabilități similare.
Pagina Utilizatori este disponibilă utilizatorilor care au acces la administrarea utilizatorilor. Proprietarul contului apare în listă, dar nu poate fi editat sau eliminat de aici.
Adaugă un utilizator
- Accesează Setari > Utilizatori & Permisiuni.
- Mergi în tabul Utilizatori și apasă Adauga utilizator nou.
- Dacă apare câmpul Sursa utilizatorului, alege dacă inviți o persoană nouă sau selectezi un utilizator existent. Lista include doar utilizatorii activi din cont care nu au deja acces la magazinul curent.
- Pentru un utilizator nou, completează numele, prenumele și adresa de email. Pentru un utilizator existent, selectează persoana din listă.
- Alege un rol existent sau configurează permisiuni custom. Utilizatorul trebuie să aibă cel puțin o permisiune.
- Activează doar notificările prin email de care utilizatorul are nevoie.
- Apasă Salveaza.
Pentru un utilizator nou, MerchantPro trimite o invitație prin email. Accesul rămâne în așteptare până când persoana acceptă invitația sau confirmă adresa de email, după caz. Dacă mesajul nu ajunge, folosește acțiunea de retrimitere afișată în dreptul statusului utilizatorului.
Nu distribui același cont între mai mulți colegi sau colaboratori. Conturile separate îți permit să limitezi accesul și să îl retragi individual când colaborarea se încheie.
Alege accesul potrivit
| Situație | Alege |
|---|---|
| Mai multe persoane au aceeași responsabilitate | Un rol reutilizabil |
| O singură persoană are o combinație diferită | Permisiuni custom |
Permisiunile sunt grupate după zona pe care o controlează:
- Comenzi si tranzactii pentru comenzi, plăți, facturi, retururi, discounturi și rapoarte;
- Catalog si continut pentru produse, blog, website, template-uri și bannere;
- Clienti si comunicare pentru datele clienților și inbox;
- Administrare magazin pentru setări, utilizatori, conturi de email, suport și acțiuni la nivel de cont.
Acordă nivelul minim necesar activității persoanei. De exemplu, un operator care procesează comenzi nu are în mod obișnuit nevoie de acces la setări sau la administrarea echipei.
Modifică utilizatorul și notificările
- Deschide lista de utilizatori.
- Găsește persoana după nume sau email și apasă Editeaza.
- Schimbă rolul ori permisiunile custom și verifică notificările prin email.
- Apasă Salveaza.
Modificările se aplică accesului din magazinul curent. Dacă persoana lucrează și în alte magazine ale aceluiași cont, verifică separat drepturile acordate în fiecare magazin.
Reactivează accesul dezactivat pentru inactivitate
Ca măsură de securitate, MerchantPro dezactivează automat accesul unui utilizator de echipă sau utilizator de tip seller după 365 de zile fără activitate autentificată în magazinul respectiv. Perioada este calculată separat pentru fiecare magazin. Activitatea într-un alt magazin din același cont nu resetează termenul. Proprietarul contului nu este dezactivat automat pentru inactivitate.
În lista de utilizatori, coloana Ultima activitate afișează ultima utilizare autentificată a magazinului sau mesajul Nu a accesat niciodata. Dacă accesul a fost dezactivat din acest motiv, utilizatorul apare cu statusul Dezactivat pentru inactivitate și cu data dezactivării.
Dezactivarea nu șterge utilizatorul, permisiunile sau istoricul acestuia și nu afectează accesul la alte magazine. Pentru a reactiva accesul:
- Accesează Setari > Utilizatori & Permisiuni.
- Deschide tabul Utilizatori sau Utilizatori tip Seller.
- Găsește utilizatorul cu statusul Dezactivat pentru inactivitate.
- Apasă Reactiveaza accesul și confirmă acțiunea.
După reactivare începe o nouă perioadă de 365 de zile. Valoarea din coloana Ultima activitate nu se schimbă până când utilizatorul accesează efectiv magazinul, astfel încât reactivarea să nu fie confundată cu o autentificare.
Utilizatorii dezactivați pentru inactivitate continuă să fie incluși în limita de utilizatori a planului. Dacă o persoană nu mai are nevoie de acces, elimină accesul la magazin în loc să îl reactivezi, pentru a elibera un loc.
De exemplu, dacă un utilizator lucrează în Magazinul B, dar nu mai intră deloc în Magazinul A, activitatea din Magazinul B nu resetează perioada de 365 de zile pentru Magazinul A. Accesul la Magazinul A poate fi dezactivat, iar cel la Magazinul B rămâne activ.
Retrage accesul
- În lista de utilizatori, deschide acțiunea Sterge pentru persoana dorită.
- Verifică magazinele în care utilizatorul are acces.
- Alege Elimina din magazinul curent sau, dacă ai permisiunea necesară la nivel de cont, Elimina din toate magazinele contului.
- Confirmă eliminarea.
Eliminarea retrage accesul la magazin; nu șterge comenzile, modificările sau alte înregistrări create anterior de utilizator.
Dacă utilizatorul administrează integrări, adrese de email sau procese operaționale, transferă mai întâi responsabilitățile și verifică faptul că echipa păstrează accesul necesar.
Verifică rezultatul
- Utilizatorul apare cu statusul corect în magazinul curent.
- Rolul sau permisiunile reflectă activitatea pe care trebuie să o desfășoare.
- Notificările sunt active numai pentru evenimentele relevante.
- O invitație în așteptare poate fi retrimisă din listă.
- Un utilizator dezactivat pentru inactivitate poate fi reactivat doar pentru magazinul curent.
Dacă invitația sau adăugarea nu funcționează
- Pentru o invitație în așteptare, folosește acțiunea de retrimitere și cere persoanei să verifice inclusiv folderul Spam.
- Dacă butonul de adăugare este dezactivat, verifică limita afișată în pagină. Utilizatorii inactivi sunt incluși în continuare; elimină accesul care nu mai este necesar pentru a elibera un loc.
- Dacă acțiunea lipsește, cere unui administrator să verifice permisiunea ta de administrare a utilizatorilor.
Dacă invitația nu ajunge după retrimitere, contactează suportul MerchantPro și indică ora, statusul afișat și adresa mascată a destinatarului. Nu trimite parole sau linkul complet al invitației.